テレビ会議カメラ2023年： ハイブリッド会議を望んだ理由

ハイブリッドワークが多くの企業で常態化する中、ハイブリッドワークミーティングも視野に入ってきました。

ハイブリッド会議では、オフィスにいる会議参加者と、自宅やどこにいても仕事をする会議参加者が存在します。この設定では、音質が悪い、会議室で他の人と話し込んでしまう、音声の遅延で参加しにくい、会議リーダーが自分に注意を払わないなど、リモートワークの社員が直面する可能性のある課題があります。

そのため、コラボレーションやコミュニケーションがうまくいかず、ビジネスプロジェクトの目標や目的に影響を及ぼす可能性があります。

この記事では、ハイブリッド会議を機能させる必要がある理由を知っていただきます。

ハイブリッドミーティングを成功させる必要がある5つの理由

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ハイブリッドワークの会議中に同僚と会議室にいると、リモートで働く同僚を思わず見落としてしまうことがあります。これは、物理的に近くにいる人に自然と注目し、親近感を抱く傾向があるためです。

そこで、ハイブリッド会議の問題点が浮かび上がってくるのです。そこで、ハイブリッド・ミーティングを成功させる必要がある5つの理由をご紹介します。

1. 在宅勤務の場合、仕事やコラボレーションをするためにデジタルツールに頼ることが多くなり、リモートワークのミーティングに常に参加するようになります。このような利点があるにもかかわらず、ノンストップの通知や会議が次々と行われるため、ストレスになることもあります。

そのため、仕事に集中できず、生産性が低下したり、休憩を取り忘れたりすることがあります。

これを避けるためには、テクノロジーと私生活のバランスをとるようにする必要があります。週1回、月1回のミーティングに参加するときは、必ずスクリーンから離れるようにしましょう。

2. 自宅で仕事をしていると、他の人とつながりを持ったり、一緒に協力したりすることよりも、自分の仕事に集中することが多くなるかもしれません。

しかし、組織を強く保つためには、チームワークが欠かせません。このような関係を維持するためには、企業文化の発展、同僚との関係の改善、他のチームとの協力関係の強化、オフィスで一緒に過ごす時間の充実などに取り組む必要があります。

3. マイクロソフトの2022年ワークトレンド指数によると、40％近くの人が、いつ、何のためにオフィスに行くべきかわからないと回答しています。一日中バーチャルミーティングに参加するためだけに45分かけて通勤しなければならないとしたら、オフィスに行く価値があるのかどうか、疑問を持ち始めるかもしれません。

通勤時間をより有意義なものにするためには、オフィスにいることの最も楽しい面、例えば、実際に人と話したり交流したりすることをより良くすることが重要です。

4. 全員が同じ部屋にいると、会議中に効果的なコミュニケーションやコラボレーションがしやすくなります。

例えば、ボディランゲージ、表情、声のトーンなどは、効果的なコミュニケーションにおいて重要な要素ですが、バーチャルミーティングでは、これらを聞き取ることが難しくなる場合があります。

バーチャルミーティングを対面式と同様に効果的に行うには、ミーティングの種類に応じたガイドラインやベストプラクティスをチームで確立することが重要です。

例えば、ブレーンストーミングセッションの実施方法、コンフリクトの対処方法、長時間のバーチャルミーティング中に全員の関心を維持する方法などのガイドラインを確立することができます。

5. 2017年に行われた調査では、多くのリーダーが、会議が仕事の遂行を妨げていると感じており、会議が役に立たなかったり効率的でなかったりすることがわかりました。さらに、多くの人が、会議がチームをひとつにまとめられないと感じていました。

ハイブリッドミーティングはこれらの問題の一部を悪化させるかもしれませんが、テクノロジーを使ってより効果的にコラボレーションすることで、ミーティングをより良いものにする機会にもなります。

会議は決して完璧ではありませんが、テクノロジーを使って構造を提供し、よりスマートな方法で一緒に仕事をすることで、今すぐ改善することができるのです。

より良いハイブリッド会議文化を再構築するための方法

ここでは、より良いハイブリッド会議文化を再構築するための方法をいくつかご紹介します：

• 明確なミーティングガイドラインを作成する

会議の進め方について、参加者の期待、テクノロジーの使用、会議全体の構成など、ガイドラインを確立する。これにより、全員が同じ見解を持ち、生産的な会議を行うことができるようになります。

• 出席者全員の積極的な参加を促す

会議参加者全員に、直接参加か遠隔参加かに関係なく、会議に参加するよう促す。そうすることで、全員の声が届き、会議がより協力的になることが期待できます。

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• Coolpoのテレビ会議カメラを活用する

ビデオ会議カメラ、ビデオ会議ソフトウェア、画面共有などのコラボレーショ ンツールを使用するなど、テクノロジーを使って会議の体験を向上させましょう。これにより、遠隔地にいる参加者が、より会議に参加し、参加されていると感じることができるようになります。

オフィスでも在宅勤務でも、ハイブリッド会議で使える最高のテレビ会議カメラの1つが、Coolpo AI Huddle Panaです。

AI Huddle Panaは、1080pビデオ会議ソリューション、360度FOV、4つのスマートマイク、オールサラウンドスピーカーに対応した360会議カメラです。

デュアルポジショニングテクノロジーにより、AIはジェスチャーや音声でアクティブな会議参加者を追跡することができます。

また、プラグアンドプレイ機能により、BluetoothやWi-Fiで接続する他のビデオ会議デバイスよりも簡単に使用でき、より安全に使用することができます。

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• みんなの時間を大切にする

会議の開始と終了は時間通りに行い、不必要な会議や連続した会議の予定は避ける。このようにすることで、全員が会議の準備をする時間を確保でき、過度なストレスや混乱を避けることができます。

• 交流とチームビルディングの機会を提供する

チームビルディングのためのアクティビティや非公式な交流のための時間を、対面またはバーチャルで確保する。そうすることで、チームメンバー間の関係がより良好になり、ミーティングがより楽しいものになります。

より良いハイブリッド会議文化を再構築するには、会議の進め方を意識し、テクノロジーやその他のリソースを活用して、関係者全員にとってより生産的で、協力的で、魅力的な会議体験を作り出す必要があります。

まとめ

多くの企業がハイブリッドな勤務形態を採用するようになり、ハイブリッドミーティングはますます一般的になってきています。しかし、ハイブリッドミーティングを効果的に実施するには、音質の低下、コミュニケーションの問題、エンゲージメントの欠如などの課題があります。

これらの課題に対処するために、企業は明確なガイドラインを設定し、すべての参加者の積極的な参加を促し、Coolpo AI Huddle Panaのようなテクノロジーを使用して、リモート参加者の会議体験を向上させる必要があります。

そうすることで、企業は、より生産的で、協力的で、すべての人にとって魅力的な、より良いハイブリッドミーティング文化を再構築することができるのです。

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